Tujuh Alat Manajemen Kualitas (Seven Tools)

Tujuh Alat Manajemen Kualitas (Seven Tools)

1.1. Seven Basic Tools of Quality

Tujuh alat dasar manajemen kualitas yang dikenal dengan nama “Seven Basic Tools of Quality”. Tujuh alat dasar manajemen kualitas  adalah alat bantu yang bermanfaat untuk memetakan lingkup persoalan, menyusun data dalam diagram-diagram agar lebih mudah untuk dipahami, menelusuri berbagai kemungkinan penyebab persoalan dan memperjelas kenyataan atau fenomena yang otentik dalam suatu persoalan.  Ketujuh alat yang termasuk dalam kelompok alat dasar manajemen kualitas mempermudah proses analisa dengan tetap mengacu kepada prinsip manajemen kualitas yaitu berbicara dengan fakta. Tujuh alat dasar manajemen kualitas merupakan koleksi alat-alat statistik yang berbasis matematika, tetapi masih mudah untuk diajarkan, sehingga tujuh alat dasar manajemen kualitas tersebut bisa diimplementasikan ke bidang non-engineering dan diajarkan tanpa harus membutuhkan tingkat pendidikan tinggi. Alat yang termasuk dalam kelompok tujuh alat dasar manajemen kualitas merupakan jenis alat yang lebih bersifat eksploratif kuantitatif antara lain :

1. Check Sheet adalah lembar pengumpulan data yang diperbuat untuk mempermudah pengumpulan dan penggunaan data

2. Pareto Diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan masalah utama menurut bobotnya.

Kegunaannya untuk :

a) Menunjukan jenis persoalan utama

b) Membandingkan masing-masing jenis persoalan terhadap keseluruhan

c) Menunjukan tingkat perbaikan setelah tindakan perbaikan pada daerah yang terbatas

d) Membandingkan hasil perbaikan masing-masing jenis persoalan sebelum dan sesudah perbaikan.

Dengan memakai Pareto Diagram ini, kita dapat mengkonsentrasikan arah penyelesaian persoalan, maka dari itu Pareto Diagram merupakan langkah pertama didalam melakukan perbaikan.

3. Cause-effect diagram adalah diagram yang menunjukan kumpulan dari sekelompok sebab-sebab yang disebut sebagai factor, serta akibat yang timbul karenanya yang disebut sebagai karakteristik mutu. Kegunaan sebab-akibat adalah untuk menemukan factor-faktor yang merupakan sebab pada suatu masalah. Prisip yang dipakai adalah Brainstrorming atau sumbang saran. Untuk mempermudah menemukan factor penyebab pada umumnya  factor-faktor tersebut dikelompokan dalam 5 faktor utama, yaitu :

a)                   Man

b)                  Material

c)                   Metode

d)                  Machine

e)                   Environment

Sesuai dengan perkembangan pikiran manusia dan perubahan perilaku konsumen, maka baru-baru ini munculah pendapat baru yang mengembangkan 4M+ 1E tersebut diatas, dengan menambahkan 2M, yaitu Minute (waktu) dan Market (pasar).

4. Stratification adalah suatu upaya untuk mengurai atau mengklasifikasi persoalan menjadi kelompok atau golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsure-unsur tunggal dari persoalan. Penguraian misalnya dilakukan menurut :

a) Jenis kesalahan

b) Penyebab kesalahan/kerusakan

c) Lokasi kesalahan/kerusakan

d) Bahan (material), hari pembuatan, unit kerja, pekerja/pembuat, penyalur, dll.

Kegunaannya untuk mengetahui/ melihat secara lebih terperinci pengelompokan factor-faktor yang akan mempengaruhi karakteristik mutu. 

5. Scatter diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan korelasi (hubungan) dari suatu penyebab/factor terhadap penyebab/factor lain atau terhadap akibat/karakteristik mutu.

Scatter Digram berguna untuk melihat ada atau tidaknya korelasi dari suatu penyebab terhadap penyebab lain atau terhadap karakteristik mutu.

6. Histogram adalah peta/diagram yang menunjukan harga rata-rata (ᵪ) dan derajat penyebaran (ᵟ)

 Kegunaan :

a)                   Apakah suatu produk dapat diterima atau tidak

b)                  Apakah proses produk sudah sesuai tau belum

c)                   Apakah perlu diambil langkah-langkah perbaikan 

7. Control Chart merupakan grafik dengan pencantuman batas maximum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Jika terdapat data diluar batas daerah pengendalian, bagian ini menunjukan adanya penyimpangan, tetapi tidak menunjukan penyebab timbulnya penyimpangan tersebut.

1.2.  Seven New Tools of Quality

Tujuh alat baru manajemen kualitas yang disebut “Seven New Tools of Quality”. Sedangkan tujuh alat baru manajemen kualitas atau dikenal juga dengan tujuh alat manajemen mulai diperkenalkan sekitar tahun 1970-an. Tujuh alat baru manajemen kualitas didesain sebagai tanggapan terhadap adanya kebutuhan untuk memecahkan permasalahan kualitatif pada tingkatan manajemen.  Permasalahan kualitatif tersebut misalnya ketidaksamaan cara pandang yang berujung kepada perdebatan yang berlebihan dipecahkan dengan alat bantu diagram affinity.  Kebutuhan pengelompokkan permasalahan atau solusi digunakan alat bantu yang namanya diagram affinity. Masalah tentang bagaimana caranya mengetahui resiko pelaksanaan diselesaikan dengan menggunakan  PDPC. Juga masalah kualitatif seperti bagaimana mengetahui adanya pekerjaan yang paralel dan ada pekerjaan yang genting sehingga tidak boleh mundur, untuk itu digunakan diagram panah. Untuk mengetahui apakah permasalahan  berdiri sendiri atau berhubungan dengan masalah yang lain pada suatu permasalahan yang telah dicoba diselesaikan namun masalah yang sama selalu muncul  berulang, digunakan alat yang disebut diagram  interrelationship dan diagram matriks. Tujuan awal dari tujuh alat baru manajemen kualitas pada prinsipnya adalah untuk mengembangkan teknik-teknik pengendalian kualitas dengan menggunakan pendekatan desain. Tujuh alat baru manajemen kualitas dikembangkan untuk dapat mengorganisasikan data-data verbal secara terstruktur. Berbeda dengan tujuh alat dasar manajemen kualitas yang digunakan untuk mengorganisasikan data numerik. Namun demikian, penggunaan tujuh alat baru manajemen kualitas ini tidak bertentangan dengan tujuh alat dasar manajemen kualitas, melainkan saling mendukung. Tujuh alat baru manajemen kualitas merupakan seperangkat alat kualitas yang baru dan lebih bersifat eksploratif kualitatif. Ketujuh alat manajemen kualitas yang masuk kelompok ini antara lain:

1. Diagram Interrelationships,

2. Diagram Affinity,

3. Diagram Pohon, 

4. Diagram Matriks,

5. Analisis Data Matriks,

6. Diagram Panah, dan

7. PDPC (Process Decision Program Chart)

1. Kepemimpinan Kualitas (Quality Leadership)

Fungsi pemimpin dalam organisasi  :

1. Visionary leader : pengembang

2. Fungsi struktural : menjembatani antar-struktur

3. Penegakan kepatuhan : supervisi, pengawasan

4. Pemberian penghargaan : mendorong prestasi.

Beda manajer dan pemimpin :

· Manajer orientasi pada stabilitas, pemimpin pada inovasi

· Manajer mengharap orang mengerjakan sesuatu lebih efisien, pemimpin mengharap orang setuju tentang apa yang harus dikerjakan

· Manajer melakukan sesuatu dengan baik, pemimpin orang yang melakukan sesuatu yang baik

· Perencanaan manajer rutin dan bidang terbatas, perencanaan pemimpin luas/menjangkau masa depan

· Manajer memberi tugas, pemimpin menjelaskan yang perlu dicapai

· Manajer bekerja dengan peraturan, pemimpin mencari cara terbaik dan bertanggung jawab

· Manajer banyak ke dalam, pemimpin hubungan keluar menggalang dukungan dan mencari sumber daya

· Manajer menjual produk dan jasa konkret, pemimpin menjual gagasan, perasaan, dan emosi

· Besar kekuasaan manajer ditentukan posisi/level, kekuasaan pemimpin terbentuk dari visi dan kemampuan mengkomunikasikan

· Manajer menghindari kegagalan,  pemimpin menganggap kegagalan adalah konsekuensi logis dari usaha menjajaki wilayah asing, dll.

Ciri penting pemimpin efektif  :

1. Stabilitas emosi : menghindari perilaku yang tidak konsisten

2. Bertahan setelah gagal

3. Mampu berhubungan dengan orang

4. Kemampuan teknik ada, dan pandangan tajam.

Burns : Pemimpin transaksional memotivasi pengikut dengan imbalan. Pemimpin transformasional dengan tujuan dan visi. Syarat pemimpin transformasi :

1. Karismatik :   mendorong, menginspirasi dan memotivasi, merangsang antusias

2. Konsiderasi individual : perhatian kepada pengikut

3. Stimulus intelektual : mempertanyakan kondisi saat ini, dengan  3 cara :

· Eksistensialis, fokus pada kreativitas

· Idealis, orientasi pada perkembangan

· Rasionalis dan empiris, mempertahankan status quo-nya.

Situasi dan kondisi sekarang dan dulu : dulu era industri, sekarang era informasi – dulu stabilitas, sekarang perubahan – dulu pengendalian, sekarang pemberdayaan – dulu persaingan, sekarang kolaborasi – dulu keseragaman, sekarang perbedaan.

Aldelfer : teori memotivasi kebutuhan :

1) eksistensi (fisiologi dan rasa aman),  

2) afiliasi (sosial),

3) growth (penghargaan dan aktualisasi).

Elemen kepemimpinan kualitas :

· Demonstrasi kepemimpinan : mengambil inisiatif, memberi contoh dan inspirasi, komitmen terhadap kualitas

· Membangun kesadaran : pendidikan kualitas, diskusi kualitas, sadar terhadap kualitas

· Keterbukaan lini komunikasi

· Menciptakan dorongan : visi / misi

· Fokus pada pelanggan

· Pengembangan kerja tim

· Memberikan dukungan perbaikan : diklat

· Membangun tanggapan dan kepercayaan

· Mendengarkan ide, bertanggung jawab terhadap kualitas

· Menciptakan lingkungan continous improvement

· Menggunakan tim untuk kerja sama bukan konfrontasi.

Robbins : Latar belakang timbul kelompok informal :

a. Keamanan

b. Status

c. Percaya diri

d. Afiliasi

e. Kekuasaan

f. Pencapaian tujuan.

Kelompok berbeda dengan tim. Faktor penghambat keberhasilan "tim" : ada identitas pribadi anggota sehingga tidak dapat bersinergi dengan anggota lain, ketidaksesuaian antar-anggota tim, dan ada pengaruh anggota berhubungan dengan anggota di luar tim.

Teknik pengambilan keputusan dalam kelompok/tim :

· Brainstorming, mengumpulkan semua ide anggota, dikombinasi

· Nominal grup teknik, semua anggota menuliskan ide,  mendiskusikan ide, keputusan dengan ranking

· Delphi teknik, tiap anggota mengajukan ide, didiskusikan, bila ada yang tidak setuju – langkah diulangi (musyawarah), sampai jadi konsensus.

Tipe-tipe Tim :

· Fungsional Tim : pengelompokan individu sesuai kegiatan, berpusat pada pemimpin, vertikal Cross-Fungsional Tim : pengelompokan tanpa batas, pemimpin memberi kekuasaan, untuk tujuan khusus.

· Self-Directed Tim : pengelompokan tidak ada, berpusat pada anggota tim, otonomi.

Tipe organisasi TQM adalah dukungan penuh pimpinan. Karakteristik pimpinan TQM yang handal :

· Mempunyai semangat misi : mempromosikan dirinya

· Mempunyai target

· Komitmen terhadap mutu

· Mendukung perubahan

· Kontak dengan pelanggan.

Nahavandi : Elemen Total Quality Leadership :

1. Tokus pada pelanggan

2. Komitmen jangka panjang

3. Kepemimpinan dan dukungan manajemen puncak

4. Pemberdayaan seluruh personil dan kerja tim

5. Komunikasi efektif

6. Kepercayaan pada analisis proses secara statistik

7. Komitmen terhadap diklat

8. Mendukung pemberian penghargaan-penghargaan.

Nwanko / Richardson :

Untuk dapat berhasil menerapkan TQM diperlukan kepemimpinan visioner, imajinatif, berpengalaman, mampu manganalisis masalah, tanggap terhadap perubahan, mengusahakan kesempurnaan, orientasi jauh ke depan, mampu memberdayakan sumber daya, berani ambil risiko, suka kerja keras, mandiri, mencita-citakan penghargaan atas hasilnya, optimis, inovatif, bertanggung jawab.